Geschenke sind Geld- oder Sachzuwendungen, die Sie an Arbeitnehmer oder Dritte ohne rechtliche Verpflichtung und ohne zeitlichen oder anderen Zusammenhang mit einer Gegenleistung leisten. Bei Geschenken an Dritte ist die Freigrenze von 35 Euro zu beachten. Betrieblich veranlasste Geschenke über 35 Euro dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.
Geschenke über 35 Euro: Auf ausschließlich berufliche Nutzungsmöglichkeit achten
Um Kunden und Geschäftspartner oder deren Arbeitnehmer teurer als netto 35 Euro beschenken zu können, ohne den Verlust des Betriebsausgabenabzugs und des Vorsteuerabzugs zu riskieren, gilt folgendes oberstes Prinzip: Der Selbstständige muss ein Präsent auswählen, das der Beschenkte nur für seine beruflichen Aktivitäten nutzen kann (Richtlinie 4.10. Abs. 2 Satz 4 Einkommensteuerrichtlinien). In diesem Fall gilt die Beschränkung des Geschenkwerts auf 35 Euro nicht.
Beispiele:
- Eine Unternehmerin schenkt einem langjährigen Geschäftspartner, einem Gastronomen, eine Gastro-Kaffeemaschine mit Werbelogo für 3.000 Euro.
- Ein selbstständiger Fotograph schenkt einem Geschäftspartner für seine Werbeagentur ein Bildbearbeitungsprogramm im Wert von 1.200 Euro.
- Ein selbstständiger Arzt schenkt einem Arzt, der seine Praxis in der Urlaubszeit betreut, eine Fachbuchreihe im Wert von 800 Euro.
In all diesen Fällen ist der Betriebsausgabenabzug erlaubt, obwohl die Geschenke einen Wert von mehr als 35 Euro haben. Denn die schenkenden Unternehmer haben darauf geachtet, dass die Geschenke nur betrieblich zu verwenden sind.
Steuerliche Behandlung von Geschenken an Kunden, Geschäftsfreunde und Mitarbeiter
Damit die Freude an den Geschenken nicht durch steuerliche Verpflichtungen getrübt wird, sollten sowohl der schenkende Unternehmer selbst als auch der Beschenkte einiges beachten. Spätestens wenn die Eingangsrechnungen über die Geschenke in der Buchhaltung des Schenkers eingehen, stellt sich für ihn die Frage, ob und in welcher Höhe er die Aufwendungen für die Geschenke als Betriebsausgaben berücksichtigen und einen Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Werden Geschäftsfreunde oder Kunden beschenkt, sind die Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie 35 Euro pro Beschenkten nicht übersteigen. Für die Prüfung der 35-Euro-Grenze sind alle Geschenke an eine Person während eines Wirtschaftsjahres aufzuschreiben und zusammenzurechnen. Bei einem Unternehmer, der zum Abzug der Vorsteuer berechtigt ist, sind die Netto-Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten maßgeblich. Ein Unternehmer, dessen steuerfreie Ausgangsumsätze ihn nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, muss vom Bruttowarenwert ausgehen. Wird die Grenze von 35 Euro überschritten, sind die Aufwendungen insgesamt nicht als Betriebsausgabe abziehbar. Ebenso hat der Unternehmer bei Überschreiten der 35-Euro-Grenze keinen Vorsteuerabzug. In der Buchhaltung müssen die Geschenke auf gesonderten Konten erfasst werden. Viele Buchhaltungsprogramme bieten hier in ihren Standard-Konten-rahmen die Konten „Geschenke kleiner 35 Euro“ und „Geschenke größer 35 Euro“ an.
Geschenke an eigene Mitarbeiter können, unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten, vollständig als Betriebsausgaben abgezogen werden. Ein Vorsteuerabzug ist allerdings nicht möglich, weil die Zuwendung des Geschenks in den Privatbereich des Mitarbeiters erfolgt.
Ausgaben für Geschenke - was lässt sich steuerlich absetzen?
Geschenke sind Geld- oder Sachzuwendungen, die Sie an Arbeitnehmer oder Dritte ohne rechtliche Verpflichtung und ohne zeitlichen oder anderen Zusammenhang mit einer Gegenleistung leisten. Bei Geschenken an Dritte ist die Freigrenze von 35 Euro zu beachten. Betrieblich veranlasste Geschenke über 35 Euro dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.
Bei Geschenken an Kunden, Lieferanten, Geschäftsfreunde, selbstständige Handelsvertreter oder andere Geschäftspartner ist es nur zulässig, die Aufwendungen als Betriebsausgaben anzusetzen, wenn diese 35 Euro (bis 31.12.2003: 40 Euro) pro Empfänger in einem Kalenderjahr nicht übersteigen. Bei Unternehmern, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten in Höhe von 35 Euro netto zugrunde zu legen. Bei Unternehmern, die die Vorsteuer nicht abziehen dürfen, gehört die Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten. Zu beachten ist, dass bei Überschreitung dieser Grenze die gesamten Aufwendungen nicht abgezogen werden dürfen. Stehen Personen, die beschenkt werden, sich nahe, sind sie trotzdem als gesonderte Empfänger anzusehen.
- Abzugsfähige Geschenkaufwendungen
- Sie sind zum Vorsteuerabzug berechtigt und machen einem Kunden ein Geschenk in Höhe von 33 Euro netto.
- Nicht abzugsfähige Geschenkaufwendungen
- EEin Arzt macht einem Pharmaunternehmer ein Geschenk in Höhe von 36 Euro brutto. Lösung: Da der Arzt zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt ist, darf er die Aufwendungen in Höhe von 36 Euro nicht als Betriebsausgabe ansetzen. Für ihn ist die 35-Euro-Grenze einschließlich der Umsatzsteuer anzuwenden.
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Wie ist das bei Streuartikeln?
Werden Geschenke von geringem Wert verteilt (zum Beispiel Kalender, Kugelschreiber, Feuerzeuge), so sind die Aufwendungen hierfür als Betriebsausgaben abziehbar. Ebenso kann die Vorsteuer abgezogen werden. "Geringer Wert" bedeutet, dass die Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Empfänger insgesamt zehn Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen. Diese Aufwendungen werden unter dem Konto Werbekosten erfasst.
- Sie verschenken an Ihre Kunden am Jahresanfang Taschenkalender und haben 10.000 Stück mit dem Unternehmenslogo beschriften lassen. Die Kalender inklusive der Beschriftung haben 1.350 Euro netto gekostet.
Wird vermutet, dass die Grenze von zehn Euro beim einzelnen Empfänger pro Kalenderjahr nicht überschritten wird, dann ist eine Sammelbuchung möglich. Die Namen der Empfänger müssen nicht angegeben werden.
Wikipedia hat auch ein Artikel dazu: Geschenke sind Bar- oder Sachzuwendungen. Der Beschenkte verpflichtet sich zu keinen bestimmten Gegenleistungen. Außerdem besteht kein wirtschaftlicher Zusammenhang zu einer Gegenleistung. Das heißt, wenn das Geschenk beispielsweise hundert Euro sind, wenn der Beschenkte einen Vertrag abschließt, ist das kein Geschenk, da ein wirtschaftlicher Zusammenhang zur Gegenleistung besteht. Geschenke im Geschäftsbereich müssen immer einen geschäftlichen Anlass haben. Privat veranlasste Zuwendungen sind keine Geschenke. Ein privater Anlass wäre ein Geburtstagsgeschenk. Ein Geschenk zum Geburtstag eines Geschäftspartners, um auf sich selbst aufmerksam zu machen, ist jedoch ein geschäftlicher Anlass.
Der Begriff Geschenk ist jedoch nicht auf eine Sache beschränkt, wie eine Flasche Wein. Darunter fällt ebenfalls eine Einladung zu Sport- und Kulturveranstaltungen, in VIP-Bereiche oder Reiseveranstaltungen.
Streuwerbeartikel sind keine Geschenke!
Werbeartikel, die in der Anschaffung nicht mehr als 10 Euro kosten, sind keine Geschenke. Diese Zuwendungen werden als Streuwerbung bezeichnet und sind in voller Höhe abzugsfähig. Darunter fällt zum Beispiel ein Luftballon, den ein Geschäft zum Jubiläum verteilt.
Berechnungsgrundlage der 35-Euro-Grenze
Geschenke können nur dann abzugsfähig gebucht werden, wenn die Kosten für das Geschenk 35 Euro nicht übersteigen. Bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen gilt die 35-Euro-Grenze für den Nettobetrag. Unternehmen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, ist die Grenze in Höhe von 35 Euro brutto zu betrachten. Jedoch müssen Transport- und Verpackungskosten nicht miteingerechnet werden, es sei denn, eine besondere Verpackung ist Bestandteil des Geschenks. Es ist ebenfalls notwendig, die Geschenke einzeln zu buchen. Damit wird gewährleistet, dass das Geschenk jedem einzelnen Geschäftspartner zugeordnet werden kann.
35 Euro: die Steuergrenze
Generell gilt die bekannte 35-Euro-Regel: Bis 35 Euro lassen sich Geschenke für das schenkende Unternehmen als Betriebsausgaben absetzen. Darüber hinaus sind sie steuerpflichtig - und zwar mit dem Komplettpreis - und können seit 2007 auf zwei verschiedene Arten versteuert werden:
- Pauschal mit 30 Prozent plus Kirchensteuer und Solidaritätsbeitrag - diese Wahl gilt dann jeweils für ein Jahr, und zwar für jedes Geschenk an jeden Begünstigten. Dabei dürfen pro Beschenktem nicht mehr als 10.000 Euro pro Jahr zusammenkommen.
- Statt der Pauschalbesteuerung kann die Einzelbesteuerung gewählt werden. Dazu muss der Unternehmer dem Beschenkten mitteilen, wie hoch der Preis des Geschenks ist; der Beschenkte selbst, ob Geschäftspartner oder Arbeitnehmer, muss das Präsent dann versteuern. Dies ist natürlich gerade im Geschäftsverkehr lästig und kontraproduktiv, wenn es um vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen geht. Daher wählen die meisten Unternehmer die Pauschalversteuerung und achten auf die Freigrenzen.
Werbeartikel
Unternehmen setzen auch oft Kleinpräsenten als Werbeartikel ein die an Privatleute, Geschäftspartner und Mitarbeiter verteilt werden. Um hier ohne Nachteil arbeiten zu können, darf die Anschaffung des einzelnen Exemplars nicht mehr als zehn Euro kosten. Bei solchen Massengeschenken entfällt die Forderung, Art und Höhe des Geschenks, den Anlass und den Beschenkten detailliert anzugeben. Bei allen anderen besprochenen Geschenkearten sind diese Angaben in der Buchhaltung unbedingt zu beachten, um Steuerprobleme zu vermeiden.